Waar staat onze data?

Alle gesprekken, documenten en projecten worden opgeslagen in Nederlandse datacenters.

Worden onze gegevens gebruikt om modellen te trainen?

Nee. Geen enkel gesprek, document of bestand wordt gedeeld met modelaanbieders voor training. De bewaartermijn verschilt per provider en configuratie; de actuele afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.

Kan een zorgorganisatie met cliëntgegevens in Zoef werken?

Dat kan binnen een passende use case en inrichting. De zorgorganisatie blijft verwerkingsverantwoordelijke en beoordeelt onder meer DPIA, toegangsrechten, DPA, subverwerkers en webzoekfunctie. Zoef biedt hiervoor rollen, logging, retentie en menselijke controle.

Hoe verhoudt Zoef zich tot Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot kan binnen een goed ingerichte zakelijke Microsoft 365-omgeving een passende keuze zijn. Dat maakt de oplossing niet automatisch geschikt voor iedere toepassing in de zorg. Zoef is een Nederlandse, beheerde AI-werkplek voor de zorg, met chat, zorggerichte workflows, modelkeuze en centraal organisatiebeheer. Welke oplossing het beste past, hangt af van de toepassing, de technische inrichting, de verwerkersovereenkomst en de afspraken over beheer en toezicht.

Hoe zit het met certificeringen?

Zoef voldoet aan de AVG en de EU AI Act en is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd, met een werkend ISMS en de bijbehorende technische en organisatorische maatregelen. De veiligheidspagina en verwerkersovereenkomst tonen de bijbehorende maatregelen.

Kunnen we toegang en retentie zelf inrichten?

Ja. Rollen en rechten worden per team ingericht, toegang is projectgebonden, en logging en bewaartermijnen stemmen we af op jullie beleid. SSO/SAML met provisioning wordt ondersteund.

Kan Zoef volledig Europees worden ingericht?

Ja. Klantdata staat in Nederlandse datacenters en AI-verwerking vindt binnen de EU/EER plaats. Organisaties die ook op leveranciersniveau Europees willen werken, kunnen Zoef inrichten met uitsluitend Europese modelaanbieders.

Controle over data, infrastructuur en modellen

Zoef slaat klantdata op in Nederlandse datacenters en gebruikt voor de kern van het platform Europese diensten. AI-verwerking vindt binnen de EU/EER plaats. Jullie bepalen welke modelaanbieders beschikbaar zijn, inclusief een inrichting met uitsluitend Europese aanbieders.

Data en opslag

Alle gesprekken, documenten en projecten staan in Nederlandse datacenters.
Versleuteling met AES-256 in rust en TLS 1.2/1.3 onderweg.
Automatische back-ups met beveiligde opslag.

AI-modelbeleid

Geen enkel gesprek, document of bestand wordt gebruikt om modellen te trainen.
Bewaartermijnen van modelaanbieders zijn per provider en configuratie vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
EU-only modelrouting beschikbaar voor organisaties die dat vereisen.

Toegang en beheer

Rollen en rechten per team; documenten en gesprekken zijn projectgebonden.
Auditlogging van acties, afgestemd op jullie bewaarbeleid.
SSO/SAML met automatische provisioning wordt ondersteund.

Documentatie voor jullie ICT- en compliance-team

Verwerkersovereenkomst Algemene voorwaarden

Subverwerkers

De primaire verwerking van klantdata vindt binnen de EU/EER plaats. Hieronder staan de subverwerkers en hun primaire verwerkingslocatie. De volledige afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.

Leafcloud

Serverhosting

Nederland

Microsoft

AI- en spraakdiensten; SSO via Microsoft Entra ID

EER

Google

AI- en spraakdiensten; SSO via Google Workspace

EER

Mistral

AI- en spraakdiensten

EER

Lettermint

Transactionele e-mail

EER

Met alle modelaanbieders is contractueel vastgelegd dat klantdata niet wordt gebruikt voor training. Google (Vertex AI) en Mistral draaien met zero data retention; Microsoft bewaart prompts maximaal 30 dagen versleuteld voor misbruikdetectie.

Bewaartermijnen

Jullie bepalen als verwerkingsverantwoordelijke hoelang gegevens in Zoef worden bewaard. Dit zijn de standaardtermijnen.

Chats en berichten

Standaard 90 dagen na het laatste bericht; per project instelbaar van 0 tot 365 dagen.

Opnames

Het geluid wordt verwijderd zodra er tekst van is gemaakt. Tekst en verslag standaard 90 dagen na aanmaak; per project instelbaar van 0 tot 365 dagen. Eerder handmatig verwijderen kan altijd.

Database-back-ups

7 dagen retentie; verwijderde gegevens zijn na 7 dagen ook uit back-ups weg.

Audit-, security- en applicatielogs

90 dagen; voor zorgklanten worden auditlogs 5 jaar bewaard conform NEN 7513.

Accountgegevens

Na accountverwijdering worden het account en alle bijbehorende chats, opnames en geheugens binnen 24 uur uit actieve systemen gewist, ook gedeelde chats. Organisatiegegevens blijven bestaan.

Na einde overeenkomst

Op verzoek geven we persoonsgegevens binnen 14 dagen terug. Zonder verzoek verwijderen we ze binnen 7 dagen uit actieve systemen. Na teruggave verwijderen we ze binnen 7 dagen. Databaseback-ups worden uiterlijk 7 dagen na verwijdering gewist. Auditlogs behouden hun bewaartermijn; voor onze eigen bedrijfsadministratie gelden de termijnen uit de verwerkersovereenkomst.

Wat er met een opname gebeurt, stap voor stap

Compliancestatus

Het managementsysteem voor informatiebeveiliging van Zoef is extern getoetst en gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001 en NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg.

DNV-certificatiemerk: managementsysteemcertificatie ISO/IEC 27001

DNV-certificatiemerk: managementsysteemcertificatie NEN 7510

AVG / GDPR

Privacy

Conform

EU AI Act

AI-verordening

Conform

ISO 27001

Informatiebeveiliging

Gecertificeerd

NEN 7510

Informatiebeveiliging in de zorg

Gecertificeerd

Nederlandse opslag

Data in Nederland, AI-verwerking in de EU

Standaard

Volledig Europese inrichting

Zonder Amerikaanse partijen in de keten

Optioneel

Vragen en antwoorden

Bespreek jullie beveiligings- en compliancevragen

We nemen de inrichting en documentatie samen door, zodat ICT, bestuur en de FG weten waar ze aan toe zijn.

Plan een demo Mail support@zoef.ai